Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción y marco legal

VISION GROUP V&A SAS (en adelante, el «Responsable») adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales para proteger los datos de las personas que se relacionan con ella como clientes a través de Mundo Monturas, y para dar cumplimiento al artículo 15 de la Constitución Política, a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Esta política aplica a todos los datos personales que el Responsable recolecta, almacena, usa y circula en su relación comercial con clientes, y obliga a las personas y proveedores que los traten por su cuenta.

2. Responsable del tratamiento

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas, vida sexual o datos biométricos).
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: tratamiento de datos por un Encargado, dentro o fuera de Colombia, por cuenta del Responsable.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y está dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

El Responsable trata los datos personales con respeto a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Titulares y datos que se tratan

Esta política se aplica a los datos de: (a) clientes que son personas naturales; (b) representantes legales, propietarios y personas de contacto de clientes que son personas jurídicas; y (c) las personas que usan el portal de clientes y solicitan su registro.

Los datos que se tratan son:

• Identificación: nombre del comercio y del responsable, documento de identidad o NIT, razón social.
• Contacto: teléfonos (incluido el celular usado para WhatsApp), correo electrónico y dirección.
• Relación comercial: pedidos, cotizaciones, valores, descuentos, forma de pago (crédito o contado), cupo, plazos, abonos, saldos y fechas de pago.
• Documento tributario (RUT), cuando el cliente lo entrega.
• Acceso al portal: usuario o correo de Google con el que se entra y registro de ingresos. Las contraseñas se guardan protegidas y no son visibles para el Responsable.
• Constancia de la autorización otorgada: fecha, medio y versión del texto aceptado.

El Responsable no solicita datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Si el titular los entregara por su cuenta, el Responsable no los usará para ninguna finalidad y los suprimirá.

Los datos de contacto corporativos de una persona jurídica (por ejemplo, el correo institucional o la dirección del negocio) no son datos personales en los términos de la Ley 1581 de 2012; aun así, el Responsable los maneja con el mismo cuidado.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan únicamente para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar la cuenta del cliente y verificar su identidad.
• Atender cotizaciones y pedidos: tomarlos, alistarlos, facturarlos, despacharlos y entregarlos, incluida la coordinación con transportadores.
• Gestionar la relación comercial: registrar ventas de contado o a crédito, abonos y saldos, y llevar la cartera.
• Realizar la gestión de cobro de saldos pendientes, por los canales que el cliente autorice y dentro de los días y horarios que permite la ley (Ley 2300 de 2023).
• Contactar al cliente sobre sus pedidos, su cuenta y sus pagos por el portal, WhatsApp, llamada telefónica o correo electrónico.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Atender consultas, peticiones y reclamos, y permitir el ejercicio de los derechos del titular.
• Garantizar la seguridad del portal y prevenir fraudes o suplantaciones de identidad.

El Responsable no vende los datos personales, no los comparte con terceros para que los usen en su propio beneficio y no los utiliza para publicidad de terceros. Si en el futuro quisiera enviar promociones o novedades, pedirá una autorización aparte y se podrá retirar en cualquier momento.

7. Autorización

El Responsable obtiene la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar los datos. La autorización puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó, como marcar de forma voluntaria la casilla de aceptación en el formulario de registro. El silencio nunca se entiende como autorización.

Cuando la autorización se da por el formulario de registro, el Responsable conserva la fecha, la versión y el texto exacto que el titular aceptó. Cuando se da por otro medio (formato firmado, mensaje o llamada), el Responsable anota la fecha, el medio y una nota que permita probarla.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, los datos de naturaleza pública y los datos del registro civil.

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. Consultas y reclamos

El área o persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos es: Atención al cliente. Los canales son el correo visiongroupva@gmail.com y el teléfono 3018082722. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Quién puede presentar la solicitud: el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado (con prueba de la representación) o quien haya sido autorizado por estipulación a favor de otro.

Consultas. El titular puede consultar la información personal que reposa en la base de datos. El Responsable responderá en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que atenderá la consulta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Quien considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, su dirección o dato de contacto y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se le pedirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió. Recibido el reclamo completo, el Responsable incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un máximo de dos (2) días hábiles y lo resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, informará los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Revocatoria y supresión. El titular puede pedir en cualquier momento que se revoque su autorización o se supriman sus datos. No procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo mientras existan saldos pendientes o deban conservarse soportes contables y tributarios.

Si el titular no queda satisfecho, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado este trámite.

10. Cobro y comunicaciones

Las gestiones de cobro se harán únicamente por los canales que el cliente haya autorizado, de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m. No se contactará a los clientes los domingos ni los días festivos, ni más de una vez al día, ni por varios canales dentro de una misma semana, una vez establecido el contacto. No se contactará a referencias personales ni a terceros, ni se visitarán el domicilio o el lugar de trabajo del cliente para cobrar. Estas reglas siguen la Ley 2300 de 2023.

11. Seguridad de la información

El Responsable adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre otras: acceso por roles (solo el personal autorizado ve las fichas de clientes), cada cliente ve únicamente su propia información, contraseñas almacenadas de forma protegida, conexión cifrada, documentos como el RUT guardados en un espacio privado, copias de respaldo y registro de la actividad relevante.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, el Responsable lo investigará, tomará medidas para contenerlo y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los plazos y por los medios que ella indique, y informará a los titulares afectados cuando corresponda.

12. Encargados, transmisión y transferencia internacional

Para operar la plataforma, el Responsable se apoya en su proveedor tecnológico y en proveedores tecnológicos (alojamiento de la aplicación, base de datos, almacenamiento de archivos e inicio de sesión con Google), que tratan datos por su cuenta en calidad de Encargados, bajo contratos que los obligan a aplicar esta política, a proteger los datos y a guardar confidencialidad. Algunos de estos proveedores tienen su infraestructura fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos.

El titular acepta esta transmisión al otorgar su autorización. El Responsable verifica que los envíos al exterior cumplan el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre países con nivel adecuado de protección y sobre la transmisión internacional de datos.

Los datos solo se comparten con transportadores u operadores logísticos en lo necesario para entregar un pedido, y con autoridades cuando la ley lo exija.

13. Conservación y vigencia de la base de datos

Los datos se conservan mientras exista la relación comercial y, después, durante 10 años (el plazo que exigen las normas contables, tributarias y comerciales para los libros, papeles y soportes). Cumplido ese tiempo, se suprimirán o anonimizarán. La base de datos de clientes tendrá la vigencia de la relación comercial y de esas obligaciones.

14. Modificaciones y vigencia

El Responsable puede modificar esta política. Cuando el cambio sea sustancial, lo informará a los titulares antes de aplicarlo, y si cambia la finalidad pedirá una nueva autorización. Esta política rige desde el 30 oct 2026.